Comment déménager ses bureaux sans stresser ?

Conseils et astuces de déménageurs pour que le déménagement de vos bureaux se passe bien

Il semble, d’après l’IFOP, que le déménagement soit même la 3e cause de stress après le deuil et le licenciement. Si déménager ses bureaux à Rennes n’est pas une mince affaire, il est pourtant possible d’éviter le stress en s’organisant convenablement.

La partie transport et l’organisation du déménagement

Quelques jours avant le déménagement, il convient de trier et mettre d’un côté ce qui sera emporté et de l’autre ce qui sera recyclé, vendu ou jeté.

C’est également l’occasion de se débarrasser des objets/meubles que l’on n’utilise plus ou de remplacer ce qui est trop ancien.

Il est possible également de décider de louer un espace de stockage afin d’archiver certaines choses qui prennent de la place mais dont on n’a pas l’usage régulièrement.

Si une partie du mobilier de bureau doit être changée ou si des besoins supplémentaires apparaissent, il faut penser à commander le nouveau mobilier pour le faire livrer et installer avant l’arrivée dans les nouveaux locaux.

Chaque année, des sommes considérables sont dépensées pour amener le matériel de bureau en déchetterie et plus de 250 000 tonnes de mobilier sont détruites. Il est écologiquement responsable et certainement très altruiste d’organiser la donation de tout ce qui peut être repris ou recyclé. 

C’est d’autant plus vrai si l’entreprise déménage dans des bureaux déjà aménagés ou partagés.

Ensuite, l’ensemble des objets et documents doivent être mis en carton. Chaque salarié peut être impliqué dans le rangement, le tri et la mise en carton de son poste de travail. Les cartons devront être bien évidemment repérés et leur contenu noté sur celui-ci. Les objets fragiles devront être protégés individuellement et emballés à part dans des cartons qui seront stockés dans un endroit spécifique pour être traités séparément.

Un déménagement d’entreprise nécessite du matériel de levage et de transport spécifique. Il est donc indispensable de faire appel à un professionnel dûment équipé et assuré qui pourra prendre en charge la manutention, le transport et la mise en place et l’envoi du matériel dans les nouveaux bureaux.

La partie administrative du déménagement

Le traitement de la partie administrative du déménagement est un point très important voire essentiel à régler avant le déménagement qui nécessite des délais et parfois d’être pris en charge plusieurs mois avant le transfert.

Il faut communiquer votre nouvelle adresse à vos différents prestataires et fournisseurs et aux organismes officiels comme les impôts, l’URSSAF ou les banques et prévoir le transfert du courrier pendant quelques mois.

Tous les documents commerciaux devront être modifiés et faire apparaître la nouvelle adresse. Si les anciens bureaux sont également le siège social de l’entreprise, il conviendra de changer l’adresse sur l’ensemble des documents officiels comme le Kbis, les statuts, Net Entreprise, les tampons, etc.

Il faut également transférer ou résilier les contrats de fournisseurs de fluides (eau, électricité, gaz, etc.) et de services comme l’Internet, le téléphone, l’alarme, etc.

L’assurance est un point important. Il est nécessaire de souscrire une assurance pour les nouveaux bureaux, laquelle sera effective au 1er jour de l’emménagement et résilier l’ancienne au lendemain du déménagement.

Concernant la sécurité, il convient également de vérifier que les nouveaux bureaux sont conformes aux normes en vigueur selon votre activité, notamment la sécurité incendie et les installations électriques.

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