Il semble, d’après l’IFOP, que le déménagement soit même la 3e cause de stress après le deuil et le licenciement. Si déménager ses bureaux à Rennes n’est pas une mince affaire, il est pourtant possible d’éviter le stress en s’organisant convenablement.
La partie transport et l’organisation du déménagement
Triez et mettez d’un côté ce qui sera emporté et de l’autre ce qui sera recyclé, vendu ou jeté.
Débarassez-vous des objets/meubles que l’on n’utilise plus ou de remplacer ce qui est trop ancien.
Décidez de louer un espace de stockage afin d’archiver certaines choses qui prennent de la place mais dont on n’a pas l’usage régulièrement.
Si une partie du mobilier de bureau doit être changée ou si des besoins supplémentaires apparaissent, il faut penser à commander le nouveau mobilier pour le faire livrer et installer avant l’arrivée dans les nouveaux locaux.
Chaque année, des sommes considérables sont dépensées pour amener le matériel de bureau en déchetterie et plus de 250 000 tonnes de mobilier sont détruites. Il est écologiquement responsable et certainement très altruiste d’organiser la donation de tout ce qui peut être repris ou recyclé. C’est d’autant plus vrai si l’entreprise déménage dans des bureaux déjà aménagés ou partagés.
Comment déménager ses bureaux sans stresser ? Les règles à suivre.
Mettez en carton l’ensemble des objets et documents. Impliquez chaque salarié dans le rangement, le tri et la mise en carton de son poste de travail.
Repérez les cartons et leur contenu noté sur celui-ci.
Un déménagement d’entreprise nécessite du matériel de levage et de transport spécifique. Il est donc indispensable de faire appel à un professionnel dûment équipé et assuré.
Celui-ci pourra prendre en charge la manutention, le transport et la mise en place et l’envoi du matériel dans les nouveaux bureaux.
La partie administrative du déménagement
Le traitement de la partie administrative du déménagement est un point très important voire essentiel.
Cela nécessite des délais et parfois d’être pris en charge plusieurs mois avant le transfert.
Communiquer votre nouvelle adresse à vos différents prestataires et fournisseurs et aux organismes officiels.
pensez aux impôts, à l’URSSAF ou les banques et prévoir le transfert du courrier pendant quelques mois.
Modifiez vos documents commerciaux pour faire apparaître la nouvelle adresse. Si les anciens bureaux sont également le siège social de l’entreprise, il conviendra de changer l’adresse sur l’ensemble des documents officiels comme le Kbis, les statuts, Net Entreprise, les tampons, etc.
Il faut également transférer ou résilier les contrats de fournisseurs de fluides (eau, électricité, gaz, etc.)
L’assurance est un point important. Il est nécessaire de souscrire une assurance pour les nouveaux bureaux.
Celle-ci sera effective au 1er jour de l’emménagement et résilier l’ancienne au lendemain du déménagement.
Concernant la sécurité, il convient de vérifier que les nouveaux bureaux sont conformes aux normes ( sécurité incendie et installations électriques …).
Comment déménager ses bureaux sans stresser ? Vous savez tout !
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