La check-list du déménagement d’entreprise

Guide pratique et conseils d’organisation pour un déménagement d’entreprise sous forme de check-list. Pour ne rien oublier !
Le Lundi 25 février 2019

Déménager, pour une entreprise, peut être la source d’un stress et d’un véritable cauchemar logistique. Entre les démarches administratives, les budgets, les visites de locaux, les assurances, ont peut facilement s'y perdre… Petit guide pratique pour ne rien oublier et préparer le changement en toute sérénité.

J- 9 mois

- À ce stade, vous devez avoir trouvé vos nouveaux locaux. Si votre entreprise est une PME, choisir son nouveau local à J-6 mois sera suffisant. Si vous avez plus de 100 employés et une grosse infrastructure, J-12 mois serait sage !
- Notifier le propriétaire de votre préavis de départ par lettre recommandée.
- Planifier les aménagements à prévoir dans les nouveaux locaux et les réparations ou remises en état dans l’ancien, après votre départ. Contacter au besoin un spécialiste de l’aménagement intérieur. Pensez aux postes de travail adaptés et rampes d’accès si vous avez des salariés en fauteuil par exemple.
- Démarcher les entreprises de déménagement pour des devis.
- Informer vos salariés et présenter les mesures prévues (frais de transport, remboursement du kilométrage, primes de déménagement...)

J-3 mois

- Demander un planning et un déroulement des opérations au déménageur et nommer une personne ou un groupe responsable du déménagement, par département (ex. : informatique, machines, véhicules, ateliers, archives…) Commencez à prévoir des réunions de préparation.
- Informer les salariés du déroulement du déménagement et des changements dans leur programme de travail pendant quelques jours.
- Prévenir vos clients et fournisseurs de vos projets et renégocier les contrats de maintenance.
- Faire une liste du matériel à changer, réparer ou recycler et organiser les achats et les enlèvements.

J-2 mois

- Contacter vos assurances pour les informer du changement et couvrir le déménagement.
- Envisager un stockage extérieur si vos nouveaux locaux sont plus petits que les anciens (archives, etc.)
- Acheter du nouveau mobilier au besoin pour aménager vos nouveaux locaux plus grands et le faire livrer sur place.
- Réserver le stationnement sur la voie publique pour le jour du déménagement.

J-1 mois

- Demander au déménageur de vous fournir des caisses de transport, couvertures, bâches, etc. pour le matériel que vous pouvez préparer en avance et le plus fragile.
- Préparer un système d’étiquetage des boîtes et des pièces (ex. : «  boîte 27 va dans salle 14 »)
- Organiser une équipe de travail volontaire en interne pour un déménagement en week-end.
- Effectuer des sauvegardes informatiques de toutes vos données.
- Demander une autorisation de transport pour le matériel que vous louez (photocopieurs, machines à café...)
- Organiser le raccordement au nouveau réseau électrique/informatique.
- Communiquer votre changement d’adresse et la date de mise en effet aux services communaux, fournisseurs de services (gaz, électricité, téléphone…), La Poste, associations professionnelles... et tous vos contacts.
- Prévenir votre entreprise de nettoyage pour organiser un nettoyage de vos anciens locaux après votre départ.

La semaine précédant le déménagement

- Débrancher les appareils électroniques.
- Retirer les pièces fragiles et les attacher au matériel (toners, mémoires des ordinateurs…)
- Prévenir la société de surveillance et de sécurité.
- Préparer les ascenseurs et monte-charge en les protégeant.
- Vérifier que tous les changements d’adresse ont été effectués.
- Faire une dernière réunion de coordination.

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