La check-list du déménagement d’entreprise

La check-list du déménagement d’entreprise

Une check list du déménagement, pourquoi faire ? Eh bien pour ne rien oublier, évidemment ! En tant que spécialiste du déménagement d’entreprise, nous savons à quel point il est facile d’omettre certains détails pourtant importants. C’est pourquoi dans la page suivante vous trouverez l’ensemble des procédures et formalités administratives à réaliser pour un déménagement maîtri-sé. Alors sans plus attendre, place à notre check liste pour déménager votre entreprise en toute sérénité !

Bien préparer son déménagement grâce à notre checklist

Nous vous encourageons à faire une capture d’écran ou à télécharger notre liste du déménage-ment, qui vous permettra de réaliser chacune des démarches requises sur la base d’un planning rigoureux. Notre check list du déménagement est aussi à imprimer si vous le souhaitez ! Dans tous les cas, après avoir parcouru cette page, vous comprendrez rapidement pourquoi préparer un déménagement ne peut se faire sans une liste en bonne et due forme.

J-180 : j’informe le bailleur de mon départ 

Bien que nos conseils s’adressent majoritairement aux entreprises, cette check list du déména-gement peut aussi être utilisée par les particuliers. Dans le cas d’un particulier, le préavis à res-pecter est d’un à trois mois. Mais attention, les chefs d’entreprise doivent eux respecter un préavis de six mois afin de résilier leur bail commercial ! 

Pour ce faire, ils doivent signifier leur intention de changer de bureaux par le biais d’une lettre re-commandée avec accusé de réception.

J-90 : j’organise les conditions matérielles du déménagement 

Il est temps de contacter votre déménageur Pommereul pour concrétiser votre projet. En effet, rien de tel qu’un déménageur professionnel pour éviter tout risque de détérioration du mobilier. À J-90, vous établirez aussi un budget prévisionnel pour votre transfert de bureaux. 

Outre l’établissement d’un budget et l’organisation des conditions de transport du déménagement, nous vous recommanderons dans cette deuxième étape de notre liste des démarches de démé-nagement à respecter de déposer une demande d’autorisation de stationnement pour déménage-ment auprès de la mairie de la commune où votre entreprise s’installe. Il est aussi possible de lui demander la mise à disposition de barrières et de matériels signalétiques, lesquels seront dé-ployés par les services municipaux le jour du déménagement.

J-30 : je commence à emballer les affaires et à faire les cartons

Bien évidemment, organiser son déménagement, cela passe inévitablement par les cartons. Mieux vaut éviter de faire vos cartons dans l’urgence car vous perdriez en efficacité. Commencez à les faire progressivement, à raison d’une heure par jour, et ce au moins trente jours à l’avance. S’y prendre à l’avance est important car cela vous permet d’évaluer le nombre de cartons requis et éventuellement de les numéroter pour mieux vous y retrouver.

Bien entendu, vous n’emballerez pas tout de suite les affaires et le matériel qui sont indispensables à votre activité. Ceux-là ne seront emballés que la veille du déménagement, voire à l’avant-veille.

J-15 : je mets en service l’eau et l’électricité dans les bureaux 

Dans la rubrique déménagement de votre check list, pensez à rayer la case « Eau et électrici-té ». En effet, pour être sûr d'avoir de la lumière et de l'eau chaude au moment de votre emména-gement, vous devez mettre les compteurs à votre nom. Sachez que le délai d’intervention dé-pend du souhait du client, bien que celui-ci soit en moyenne de cinq jours ouvrés. 

Durant la fin de l’été ainsi qu’en début d’année, les techniciens doivent souvent faire face à de grands pics d’emménagement. Les mises en service sont alors plus longues, surtout s’il doit y avoir un raccordement au réseau électrique. Par contre, si vos futurs bureaux sont équipés d’un compteur Linky, voilà une bonne nouvelle : l’ouverture du compteur se fait sous 24 heures ou-vrées et sans la présence d’un technicien ! 

J-15 : j’ouvre lignes téléphonique et internet 

Autre étape majeure de notre check liste spécial emménagement : ouvrir une ligne téléphonique et une ligne internet. En effet, en tant que chef d’entreprise, vous voulez que vos bureaux soient opérationnels le plus rapidement possible ! Pensez donc à entamer les habituelles démarches de résiliation auprès de votre opérateur de téléphonie actuel, et ce au moins deux semaines à l’avance, tout en sachant que les boxes internet doivent généralement être restituées sous dix jours. Dans le cas d’un simple transfert de ligne, même si vous conservez votre opérateur actuel, vous devrez également patienter plusieurs jours avant que la nouvelle ligne ne soit opérationnelle.

Par ailleurs, avant même de vous installer dans les nouveaux bureaux, pensez à effectuer un test d’éligibilité pour vérifier la technologie en place (ADSL ou fibre) ainsi que le débit disponible et les opérateurs auxquels vous êtes potentiellement éligible. 

J-15 : je souscris une assurance habitation 

En souscrivant une assurance habitation pour vos nouveaux bureaux quinze jours avant l’emménagement, vous pourrez rayer une nouvelle case de votre to do list du déménagement d’entreprise. En effet, il est obligatoire de souscrire une assurance habitation professionnelle pour protéger vos bureaux contre les multirisques qui pourraient survenir. 

En outre, si les affaires ou équipements de vos salariés sont détruits dans un incendie ou volés, l’assurance sera à même de vous indemniser. 

J-15 : je déclare mon arrivée au service public de l’eau

Votre déménagement et sa check list sont maintenant débarrassés d’une nouvelle étape qui intervient quinze jours avant votre entrée dans les lieux : prévenir le délégataire du service public de l’eau de votre installation dans les bureaux !

J-7 : je demande la réexpédition de mon courrier

Demandez la réexpédition de votre courrier pour une période allant de six à douze mois en vous rendant dans le bureau de poste le plus proche ou bien directement sur le site web de la Poste. 

Durant le laps de temps choisi, vous aurez largement le temps d’informer les différents services et administrations de votre changement d’adresse, tout en sachant que votre banque, votre as-surance, le centre des impôts dont vous dépendez et votre caisse de retraite devront tous être notifiés.

Jour J : j’entre dans le vif du sujet

Le grand jour est enfin arrivé ! Si vous avez dûment respecté notre check list du déménage-ment, à priori, tout devrait se passer sans le moindre problème ! Cependant, on n’est jamais trop prudent. C’est pourquoi nous vous recommandons de vous assurer que placards et bureaux ont bien été vidés et de vous prémunir d’une trousse de pharmacie. En effet, de petits bobos peuvent tout de même survenir malgré toutes les précautions que vous avez prises. 

À noter que la veille ou l’avant-veille du déménagement, vous aurez certainement déjà effectué l’état des lieux d’entrée. En règle générale, une telle formalité — succédée de la signature du bail commercial —, ne prend pas plus d’une heure. 

Jour J : je résilie les contrats d’énergie 

Le jour de votre départ, veillez à bien résilier vos contrats d’électricité ou de gaz en cours. Pour ce faire, relevez l’index de vos compteurs et contactez votre fournisseur pour demander l’établissement d’une facture de clôture que vous recevrez dans vos nouveaux bureaux. 

J+1 : je fais l’état des lieux de sortie

Maintenant que vous avez emménagé dans vos nouveaux bureaux en suivant la ligne de con-duite de notre check liste pour déménager, il vous faut profiter du fait que vos anciens bureaux soient vides pour les nettoyer et y redonner un coup de peinture, si besoin. En effet, vous devez restituer le précédent local commercial tel qu’on vous l’a laissé au moment de la remise des clés.

Une fois les anciens bureaux dans un état convenable, vous allez pouvoir procéder à l’état des lieux de sortie aux côtés du bailleur, qui vous rendra dans le même temps votre dépôt de garantie.

J+7 : je contacte le déménageur une dernière fois 

Une fois que tout aura été déballé dans vos nouveaux bureaux, vous pourrez constater si d’éventuels dégâts ont été ou non causés durant le déménagement. Profitez-en pour les com-muniquer à la société de déménagement d’entreprise que vous aurez choisie en adressant une liste des dégradations et/ou objets manquants consignés par écrit le jour du transfert. Sachez qu’il est préférable de réaliser cette action par écrit.

J+30 : je réalise les dernières démarches

À ce stade, votre liste des démarches de déménagement est presque épuisée. Tout ce qu’il vous reste éventuellement à faire, c’est de choisir un médecin du travail pour vos salariés et de changer d’adresse sur votre carte grise en vous rendant sur le site du service public. Enfin, sur le même site, vous pouvez vous inscrire sur les listes électorales si tel est votre souhait — bien que vous puissiez également renseigner l’adresse de votre domicile pour le faire.

Vous connaissez désormais toutes les étapes à respecter pour bien préparer votre déménage-ment d’entreprise. Nous espérons que cette liste des démarches de déménagement vous aura été utile et souhaitons un agréable emménagement à votre entreprise. 

Pour en savoir plus:
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