Le déménagement de bureaux, une affaire de pros !

Conseils et astuces pour déménager vos bureaux à Rennes ou en Bretagne
Dans la vie d’une entreprise, les raisons pour déménager sont multiples, allant de la recherche de plus d’espace à la nécessité de rabattre la voilure en cas de crise. Une bonne organisation est le secret pour réussir le déménagement de vos bureaux à Rennes.
 

Premier point : la rupture du bail commercial

La plupart du temps, une entreprise est titulaire d’un bail commercial 3/6/9 qui peut être rompu à la fin de chaque période triennale avec un préavis de 6 mois. Dans ce cas, il suffit d’envoyer un courrier recommandé avec avis de réception ou de donner congé par acte d’huissier. La deuxième solution est la plus sûre mais également la plus onéreuse.
 
Il existe d’autres types de bail comme les baux professionnels réservés aux professions n’exerçant une activité ni commerciale, ni artisanale, ni agricole (professions libérales : avocat, médecins, etc.) et les baux précaires ou baux commerciaux dérogatoires de deux ans maximum. 
 
Pour les baux précaires, la loi interdit le renouvellement au même locataire dans les mêmes lieux qu’il soit tacite ou explicite. Il est généralement impossible de rompre un bail précaire en cours de vie sauf en cas de clause le permettant explicitement. Dans ce cas, il faut respecter le préavis qui est indiqué dans cette clause.
 
En revanche, le locataire d’un bail professionnel dont la durée est de 6 ans ou plus peut le résilier à tout moment. Il doit pour cela notifier son congé au bailleur par lettre recommandée avec avis de réception ou par acte d’huissier en respectant un préavis de six mois.
 
Dans tous les cas, il est généralement nécessaire de rendre les locaux dans le même état que celui dans lequel ils étaient lorsque l’on est entré dans les lieux. Ainsi, il est nécessaire de prévoir quelques travaux de rénovation avant de partir définitivement. 
 
Il faut bien évidemment avoir déjà signé un bail concernant le nouveau local et le faire assurer avant d’entrer dans les lieux.
 

Quelles sont les autres formalités ?

Un certain nombre d’autres formalités sont à effectuer avant de quitter ses anciens bureaux :
  • Résilier le contrat d’assurance de l’ancien local au moins 2 semaines avant le déménagement ;
  • Faire suivre le courrier grâce au service de réexpédition définitive nationale de La Poste. La durée du contrat est de 12 mois renouvelable une fois ou de 24 mois non renouvelables ;
  • Transférer ou résilier selon le cas les abonnements d’énergie (électricité, gaz, etc.) au moins deux semaines avant le déménagement ; 
  • Transférer votre abonnement Internet en contactant le service après-vente entre trois semaines et trois mois avant le déménagement ;
  • Transférer les comptes bancaires de l’entreprise dans une agence plus proche du nouveau local ;
  • Informer les tiers et les organismes du changement d’adresse (clients, fournisseurs, impôts, URSSAF, banques, etc.) ;
  • Changer l’adresse dans vos documents commerciaux (plaquettes commerciales, cartes de visite, devis, factures, signatures de mail, Google, réseaux sociaux, etc.) ;
  • etc.
 

L’emballage et le transport des biens et documents

Avant le déménagement de vos bureaux, il faut faire le point sur ce que l’on souhaite conserver et le reste.
Il faut éventuellement commander les nouveaux équipements et meubles et organiser l’évacuation de ce que l’on ne souhaite pas conserver vers une déchetterie ou en faire don à des associations.
 
La déconnexion des équipements informatiques et leur remise en service sont généralement assurées par des experts. Le matériel doit être soigneusement emballé, protégé et repéré.
 
Les bureaux des salariés sont généralement déménagés individuellement et les cartons repérés avec le nom du salarié et le service ou le bureau de destination pour faciliter leur réaffectation.
 
Les équipements dépassant 100 kg (photocopieurs, machines-outils, etc.) nécessitent une manutention et un emballage particuliers (caisse, palette, etc.).
 

Pourquoi faire appel à des professionnels pour déménager ?

Un professionnel évalue le volume à déménager et les moyens techniques et logistiques nécessaires à mettre en œuvre. Il maîtrise les techniques d’emballage et de manutention pour déplacer les équipements, notamment informatiques, en toute sécurité.
 
De plus, des services complémentaires sont souvent proposés comme le remontage du mobilier, l’installation des équipements, des solutions de stockage temporaire ou définitif, voire le nettoyage des anciens locaux.
 
En savoir plus :