Un déménagement d'entreprise ne s’improvise pas !

Il faudra bien vous organiser pour le déménagement de votre entreprise à Rennes

Lorsque l’on envisage un déménagement d’entreprise à Rennes, la préparation et l’organisation sont fondamentales pour que tout se passe au mieux avec un minimum de perturbation d’activité. De six mois à douze mois sont parfois nécessaires.

La préparation du déménagement doit être minutieuse

Un déménagement d’entreprise nécessite que l’on s’y prenne plusieurs mois à l’avance afin de mettre en place l’organisation optimale pour minimiser les perturbations et les pertes en chiffre d’affaires.

Les effectifs de l’entreprise devront être mis à contribution pour l’organisation et le suivi du déménagement de leur poste de travail. Généralement, entre deux et trois mois seront indispensables pour le déménagement d’une petite entreprise comprenant une dizaine de salariés mais celui d’une société employant plusieurs centaines de personnes peut nécessiter jusqu’à douze mois de préparation.

Parmi les opérations à effectuer, certaines sont chronophages et mobilisent du personnel :

  • Les demandes de devis ;
  • La préparation des salariés ;
  • Le choix de la meilleure date de déménagement.

Le cahier des charges : un préalable indispensable

La rédaction d’un cahier des charges est un préalable indispensable lors d’un déménagement d’entreprise afin de lister toutes les opérations et les étapes essentielles pour être certain de ne rien oublier.

Voici les principaux points qui doivent être inclus dans le cahier des charges :

  • La liste des démarches à effectuer ;
  • La liste des prestataires à contacter ;
  • Un plan des nouveaux locaux avec la nouvelle répartition de l’espace ;
  • Un rétro planning ;
  • Les demandes de devis ;
  • Une enveloppe budgétaire.

Il faut repenser l’organisation de l’ensemble des services et prévoir les travaux nécessaires à l’installation dans les nouveaux locaux. Ce point est essentiel et va certainement occasionner des travaux importants dont le périmètre financier doit être parfaitement délimité afin d’en maîtriser les coûts.

De plus, les anciens locaux devront être nettoyés et éventuellement remis dans leur état d’origine avant la remise des clés au propriétaire. De même, certains matériels anciens devront être remplacés par des équipements modernes et mis au rebut.

Le changement d’adresse devra être effectué auprès des différents fournisseurs (électricité, gaz, téléphone, Internet, sécurité, etc.), des assurances et des différentes administrations comme le service des impôts, l’URSSAF, le Greffe du Tribunal ou l’INSEE. Les clients et les fournisseurs de l’entreprise devront également être informés de la date du déménagement.

L’entreprise doit estimer de façon précise l’enveloppe budgétaire nécessaire pour l’ensemble de l’opération afin de prévoir son financement.

Le cahier des charges est également un outil de motivation permettant aux salariés de se projeter dans les nouveaux locaux et dont la participation pleine et entière est le meilleur gage de réussite du projet.

Trouver le bon prestataire pour le déménagement

Une partie importante du prix du déménagement est liée au coût de manutention et de transport du matériel. La solution retenue devra assurer :

  • La sécurité des personnes ;
  • La sécurité du matériel ;
  • Le stockage temporaire éventuel de certains matériels ;
  • La mise au rebut du matériel obsolète ;
  • Le meilleur rapport qualité/prix.

La participation de chaque employé est un gage de réussite du déménagement. Chacun d’eux devra mettre en carton le petit matériel de son poste de travail en inscrivant son nom, son service et la destination dans le nouveau local. Cela permettra, d’une part, de simplifier le travail des déménageurs et, d’autre part, de récupérer son matériel dans les meilleurs délais.